L'organització interna: els departaments
Per funcionar amb eficàcia, les empreses han d'organitzar-se degudament
De la mateixa manera que una família ha d'organitzar els seus membres per repartir-se les tasques de la llar, o que un institut s'estructura en diferents departaments didàctics (matemàtiques, socials, llengües...), una empresa ha de disposar els seus treballadors segons la seva funció dins la companyia. I la manera més eficaç de fer-ho es agrupant-los per departaments o àrees funcionals; grups o equips de persones que comparteixen tasques similars i que es troben sota l'autoritat d'un mateix responsable o cap.
La finalitat que es persegueix amb aquesta mesura és la d'optimitzar les aportacions de cada treballador, per tal que l'empresa obtingui un rendiment conjunt superior. És a dir, amb els departaments els empleats es concentren en àrees de treball específiques on poden dedicar-se plenament a allò que realment saben fer, ajudant així a maximitzar el profit global. En paral·lel, en dividir-se en equips amb responsabilitats ben definides, es millora el funcionament intern i es facilita el creixement de l'empresa de manera ordenada i equilibrada.
Encara que cada empresa podrà organitzar-se de manera particular, atenent a les seves característiques (la mida, el sector d'activitat, els objectius interns... ) hi ha una sèrie de departaments matriu que estan representats a la majoria d'organitzacions. Tot seguit, estudiarem les seves funcions i els principals aspectes que els defineixen.
El primer gran departament és el de producció, i és el primer perquè precisament és el que inicia tot el procés de realització del producte. És la primera fase de la cadena de valor de les empreses, dins la qual es du a terme la transformació des de les matèries primeres fins al producte final que es ven al consumidor, abartcant tots els procesos necessaris per obtenir els béns i serveis. Aquest departament és considera el cor de les organitzacions, ja que és el que fa funcionar a la resta d'òrgans, als altres departaments.
El departament de producció ha de proveir-se de les matèries primeres que necessita per fabricar els productes, comprant als proveïdors tots els materials necessaris. En algunes empreses, les més grans, aquesta important funció és assumida per una departament independent, anomenat de compres, que precisament es dedica a planificar i comprar tots el suministres que precisa l'empresa.
Tot i la seva notorietat, el departament de producció no hi és a totes les organitzacions. Així, en els casos de les empreses "comercials" -aquelles que es dediquen a comprar i vendre productes, sense transformació- no fa falta un departament de producció com a tal, llavors aquest simplement no existeix.
Una vegada preparat el producte, farà falta algú que el vengui, que el faci arribar al client, i aquí entra en joc el departament comercial. S'anomena tal qual perquè la seva funció principal és la de "comercialitzar" els béns o serveis; o sigui, posar-los a disposició dels compradors, a canvi de diners, clar. Amb aquesta finalitat, prèviament haurà de fer estudis de mercat, per tal d'identificar les necessitats dels consumidors, els seus gustos i preferències, i així orientar millor l'estratègida comercial.
El departament comercial també sol incloure l'àrea de màrqueting. I aquí cal fer un incís per trencar amb una idea errònia molt estesa. El màrqueting no és publicitat; és molt més que això; és el disseny del producte, la definició de les seves característiques, l'estudi del seu preu de venda, l'elecció de les estratègies de distribució, i finalment la política de comunicació, on s'inclouria, entre d'altres tècniques, la publicitat. Al igual que ocorre amb l'aprovisionament, també l'àrea de màrqueting sol separar-se de la comercial a les empreses més grans, tot i que sempre treballen de la mà, costat a costat, donada la seva interconnexió natural
Per tal de poder fabricar el producte i per poder vendre'l amb garantíes i sense perdre diners, l'empresa haurà d'analitzar els seus costos de producció, de gestionar la seva comptabilitat; haurà de "fer números". I l'encarregat de fer-ho és el departament de finançament i inversió. La seva primera funció és la d'obtenir els fons que l'empresa necessita per funcionar, per poder pagar les matèries primeres, les despeses energètiques, els sous dels treballadors, etc. És a dir, ha de definir com es finançarà; tal volta amb préstecs bancaris, amb aportacions dels socis o amb els seus propis beneficis. Habitualment, les organitzacions recorren a aquests recursos i d'altres de forma combinada, alternant diferents fons de finançament.
La segona funció d'aquest departament es focalitza en invertir els diners obtinguts; en destinar-los a aquelles àrees que ho requereixin, concretant com distribuir els fons de l'empresa de la forma més eficaç i rendible. Caldrà decidir com repartir el capital entre els departaments per pagar les seves despeses, o com assignar-ne una part a potencials projectes corporatius. Pot ser, per exemple, que en un moment donat a una empresa li interessi més invertir diners en una nova nau industrial que en contractar més treballadors, o viceversa. Dependrà de la seva estratègia d'inversió.
L'últim gran departament de les empreses, però no per això menys important, és el de recursos humans. El que gestiona les persones, els treballadors, el capital humà. És una àrea estratègica dins les organitzacions, donada la seva transcendència en gestionar la part més important de la companyia: els seus empleats. El departament de recursos humans assumeix totes les funcions vinculades a la relació de l'empresa amb els treballadors, començant amb la planificació del personal que es necessita, seguint amb l'estratègia de reclutament i selecció de treballadors, amb la seva contractació, els plans d'acollida, la gestió de les seves nòmines, els instruments de formació, l'avaluació del seu rendiment o les decisions d'acomiadament o rescissió de personal, si escau. Sense oblidar la política de prevenció de riscos laborals. Són, en suma, múltiples funcions que persegueixen crear un clima laboral satisfactori, però també gestionar els costos de personal de la forma més eficaç i productiva.
Tots aquests departaments estan interconnectats de manera indissoluble. Així, el departament de producció necessita dels estudis de mercat previs que haurà fet el departament comercial, per definir la seva política de producte. El departament comercial, alhora, precisarà de les aportacions del departament d'inversió i finançament per abonar les seves despeses. El departament d'inversió i finançament haurà d'estar en contacte amb el de recursos humans per prevenir el que s'haurà de gastar en personal. Mentre que el departament de recursos humans s'haurà de preocupar per gestionar les necessitats de treballadors de totes les altres àrees. Un multi-matrimoni amb tothom pendent de tothom, en recerca de la felicitat conjunta.
La divisió de les empreses en departaments, com hem vist, és confirma com la millor estratègia per funcionar amb eficàcia. Les quatre grans àrees funcionals representen els pilars on es recolza una organització, amarrats entre ells amb l'objectiu de treure el màxim profit global i d'assegurar un creixement sostingut, estable i lucratiu.
